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9 y* O" C! y9 k( I1 R5 r5 ?. \
mso-font-kerning:0pt">2012 " [ j: L! A- V$ w- yfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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2 Z ?% f* I! N; g) w" X# }& s. K! q' A/ T) t! ]1 [ mfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容% N) \3 f+ ?8 v8 V+ jcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
; t4 s- A5 _% e6 V0 [% B6 h( u$ Y9 l9 W
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。4 h0 O* F* F; E9 t/ K
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> . S$ q* L9 J7 i3 G* e
1 |8 `, u& @* [8 C7 k/ O1 M" x4 @8 t. z4 a
mso-font-kerning:0pt">1. : o1 `) m1 n: W2 X: B4 G宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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4 }3 ~& @1 E$ t, ?# u, omso-font-kerning:0pt">2. $ a# e. X: |$ b2 h* G
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。' W% u. [: }8 o- Icolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. ; v, j- z0 X+ c4 q) M+ @
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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. a2 r/ x9 f; V I# p6 e# V" f4 E3 D! F( P0 ?mso-font-kerning:0pt">2. & i* q# y* r ^. ~8 y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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2 N6 c8 N. T# d" y8 w& f8 rmso-font-kerning:0pt">3. ! C4 u% T/ \' A5 v, n- K5 {4 D3 Y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 O& q: h! U, ] p* z. [$ A
1 [! E% W/ u" R" Q6 N- W7 ~; Z" Q0 D' K2 p' ~ @font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
$ v6 l; N7 X) r! C' Mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。& k9 O9 A7 v( Y& \mso-font-kerning:0pt">
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: ~0 W/ q3 U, j9 X, I& k$ G |+ _: {! D( Umso-font-kerning:0pt">1. : ^2 h. S1 V' ?, @- d! x/ j! I+ j
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 * }6 L, i! E3 M. J4 q
) P8 e8 @! J9 }1 [, H: \# I* H1 N" P8 W; Bmso-font-kerning:0pt">2. . @' h7 U1 R3 n+ G; \ ]宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 - R: C8 t- M2 u5 O# I9 U, ^; Q
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mso-font-kerning:0pt">3. ! \! M" X' D5 D- ]
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 4 `+ z0 B; d7 h! h
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。/ Y6 r% Z R) w3 |color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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9 W5 V$ h2 m- D7 Q* |2 o6 s! t, v% C' b5 E. ^$ x( H) E6 ?mso-font-kerning:0pt">1. : ^4 B1 E! a) N8 f3 L0 |5 T9 V+ R宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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mso-font-kerning:0pt">2. ; W& z! Q1 S$ u& u$ D8 w( F( k5 ^5 K# z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
9 ?* ], z% U0 V) `& k+ ~9 K# y0 g+ D( i) S1 `
& m. {* F$ o8 q+ x8 X: V- j8 Amso-font-kerning:0pt">3. 0 t) K% V) x' [6 k; \5 o% q
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 ( v2 y% a; H7 B1 n v; ?
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6 u. K- ~% {' j, E4 m& f2 U" Umso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。6 V. o. K! K+ u, ]1 s$ W5 c: q
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt"> 8 P" o' Q4 [3 |9 S/ X* D# b: n. {
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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( t9 l2 [1 ^. L: s/ _/ Q$ S' V9 `
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考& U. Q$ Q- B. ~3 C
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> x- r* Y( j7 p1 j9 G! ~# D& ^
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9 D( l, f9 @" l, l- x) s& W12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:. p u- y* p+ C$ X8 c# n
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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0 ^! H h. A$ q3 M- [0 K" N0 E" Y- |! x9 W% Mcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:' [3 R8 b) m' W ]; Z1 w
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 7 P9 N# }; {5 `- \: |
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
4 t. x0 S8 O$ o5 u, HAR-SA">） | 
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