一段：发通知* R1 p6 p) V1 X# \. m
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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/ ]5 Z& X: I9 u1 w& Y+ h. L2 _( c二段：抓落实- C: S7 C! K$ |8 I2 m$ [
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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三段：重检查
5 ]! ~# w4 L1 b! W$ s: K发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备, v2 e/ Y3 }* P, W1 U+ ^) [
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议$ x8 R5 T+ s1 U' m! l8 {
- \$ m" { V* \* ^- x" I3 d五段：细准备* p6 K. p( F! k9 L
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）, i- G8 C1 m8 g8 t- k, S, s
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六段：做记录
5 g1 ` P& P* \, P" A) V* _! H& I发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）" B$ T; \* x* b4 J4 Y# M
( Y0 R9 n1 L& ~! H! o' X七段：发记录
d5 ?2 R6 a# T8 ?, r G: b1 u6 F会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员, e; c$ c& u) Z2 ^1 u7 P9 ]
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八段：定责任
' g8 I1 H3 }/ t% Y* f/ t' M; A将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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: `) y3 T- x8 X九段：做流程$ I; F: ~ E/ n) W7 Q
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系% ~* o3 O+ A& c; ?
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