办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理
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: M( @+ @7 Q9 L一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设
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+ o' w. v3 d& `0 |# l2 `4 [( H3 F三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理

' g0 `- M) |: O/ M! x3 q一、办公室人员岗位认知与基本职责

（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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1 T9 `" ^3 T/ D* z+ s8 j5 D职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责

& I9 w) b9 l* E) K3 S  x3 _（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：

7 m* w0 f* o) F( q2 D9 s9 F! M7 j5 U办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

  \+ U% s* ]5 E, o* ~综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（

# T- Z1 X" t$ G# D- b4 r' t* W% h/ x三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

6 C6 r9 N& l$ e  r（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。
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8 H* S5 G  ~* r! g5 l, A. W（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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4 T, h# g3 W! P# P/ g责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求
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7 `1 t0 J6 T% m; u2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。
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0 Y0 `  e; D8 T意志力。

' |1 R' x. C$ N. ^' v9 L（四）办公室工作对人员的要求

& D& e+ Q% P- v- H- ^# w9 Y; {4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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" `2 Q6 J  q! T* O$ S6 H全局意识
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" L$ z. s6 r) a/ x6 Q责任意识
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创新意识

奉献意识
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信息意识

/ K6 ^, H& B. N$ L) B- a  s程序意识
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3 Q+ ^- {0 T. G5 V( Y$ l学习意识

3 S6 r) ~4 Y+ p7 V8 K  q; D（五）领导对办公室人员的期待
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- Z# b" c$ [' {/ J领导测评办公室人员的20道题目

8 G( e' L1 \- c$ l6 z1 `. _7 W1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

* u/ u1 |$ }# F) Q2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?

& r1 B; d8 x4 Y. u* j  j# a4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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% Q, W2 s6 g  X+ ]$ p! ~+ Z6 f4 g% J领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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! r/ V: S& i- q' G, J3 ]/ \- R7 E能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

) F3 m. j. W8 ^+ ~/ Y能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

- h* Z4 J9 C$ J4 G$ @- r" ~- {领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?

8 X  K) U0 y1 b8 k当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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. V. b8 z* `& ?6 g. G* n( V' P) q6 F11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
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" O! Q* q  Z9 ^8 m. w4 N: G13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

& b" B  }9 i( `8 n: O& |  U- s$ e/ O# n15．他语言表达是否清晰?
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3 g/ e, q- C/ J# R' s( D- K能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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) d  t) {9 X- I( X" K3 S能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

- R/ a' u: p( T+ O& f: h16．他是否按时完成每天的工作?

4 Y) s+ o% ^* c: f, R) F' `1 H3 E' Q是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目
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, P& R+ h# N* h7 T+ M17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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7 `; _' P/ U# d' K7 j* z18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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& \. G( T- T1 E6 K* J7 B7 j6 D启示……

+ v$ v& u+ L7 P二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作
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. Z& h1 w) u9 Z- l3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象
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良好的电话形象

良好的文字形象

良好的语言形象
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二、加强办公室建设

/ Y1 \1 L, i0 |& g（三）人人争作办公室受欢迎的人员

5 @0 }& v4 B0 j* o( S- l1 \1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；

- E" e0 Y+ P+ p6、尊重个人隐私，公私之间分明；

- d1 J3 j/ e$ O& ]& A7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标

7 ^% a. e5 m' H, p（2）拟订会议议题

: _0 L9 c2 j9 J6 k% X0 F; H( j. Y" ~3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算
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" u. \. R) k$ K0 s$ w& x' s* _" o* H（2）拟定办会方案

/ {1 c  v8 O( j0 w: B1 N: V7 f（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作
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) t, K; }" P8 L! J( R2 Y( |1 r4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案

3 ], a9 [1 d) F- L7 [$ Q7、会场的布置工作

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& x( z0 R' I, K- N( g, I8 o7 }衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

) N$ l4 y1 Z' o5 R* k- O1 \9 M主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~