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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：7 T2 P! \8 v6 r: v3 g& H
做会议记录，写着写着笔没水了；
, P* E8 Y; S0 _- m2 t/ T, M. c4 J 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
6 O6 @2 V( P4 k/ K8 t 用胶水时，找不到刷子；
0 p* W* r# \ T2 J+ V% z8 a 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 9 Z/ O1 M q9 f5 T$ b+ B
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 + J2 ^9 O; e$ B! h5 y$ i& [* ]4 V
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
+ p( k. e! ~7 X7 y 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? " M: T8 u+ h9 y
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
}$ B$ w1 ?5 [! S- G5 C 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
/ j1 D5 b; _, O 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ) S; P# C2 ]' ^2 T5 y' A
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 6 U8 @! `1 s' Y9 O
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
% O; |, R" d. Y* G2 p/ L 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
. I3 Y; c3 g" N$ v9 Z) B' t 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
M; m$ d: z5 H 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ) _: h# B% S) S; T
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 7 k' Y2 [+ }* q# I4 h2 T8 z
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
0 w2 j% [) A, ?0 {2 B 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
" b, c$ X4 p3 J$ e# s- U, ^' l7 H 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
8 B- U5 b; c5 L 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 : R9 |3 \& H% t$ p8 R6 r5 ?
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 , a* D' c, G0 L, b! m6 s
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
6 z# H" S- g! F: T5 J. R4 J 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
& g5 D) m+ ~! I! f/ u& d 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 $ N) c1 T& M! _ }2 M
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
% }: [! F$ y+ E- q0 f 9、与本职工作有关的表格。 & T3 e+ H2 }+ D7 u! y0 F1 Y3 N" h
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 3 T1 z& K: ^; b* Q' e
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