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; S8 o( D! N; q! n! ] 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：' Q# j8 S- T0 E- x. ^, V( L
做会议记录，写着写着笔没水了；
6 X; p& o3 |/ ]+ c 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
% [+ l/ }- `+ m7 f) t9 X 用胶水时，找不到刷子； ) i' m/ b/ y3 e2 |5 F
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； : m! O3 q; q3 o' L% l7 Z% D. ]6 o
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ; v4 l7 Q- b: F! P/ u+ s) s
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ! @' P$ l; z0 Z3 j- [3 l& `$ \2 @
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? D+ |( e5 ^# Q
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ' b5 T$ k( D9 [. E
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
/ I* n ~$ A8 F% V) q+ k 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 0 f q3 G6 u$ E; u3 D# p I' z
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 . P/ k1 B2 o- w; p* x; L" W
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
) u b/ a' {" P/ ^ 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 * ^# d/ y$ c" W9 c7 G3 D/ n
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
' h( {5 q8 B# H 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
+ Z7 R' ]( O& a } 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
2 p4 O2 x0 X" v( ` 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
+ [2 D$ B, H6 E1 o* |4 j 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
: j) Q/ `3 H/ I! @ 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 * ?8 z! [7 K9 r6 w3 H% l$ F/ T* k
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
+ @/ @+ ]; N1 x 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 6 p6 c h t( l5 r0 I( m( V
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
. G9 }2 P/ a8 }0 h3 z 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ' H/ r& h8 Z4 |, I
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
4 G/ [- C# c5 N3 o 9、与本职工作有关的表格。 4 u3 s8 F$ n7 b9 a2 Z1 R+ c
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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