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5 N x8 D4 v2 d9 D3 \ 一.总则
: I9 ^2 M) S7 w5 U+ \- Q 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
. x, c! L& X/ O( L! l 本办法适用于全公司各部门。 ; x4 |/ v" W$ L) `: R) i
二.对外接待范围 $ a3 J: N; m- m/ I( M0 C
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
" p7 w8 @! @& j" H3 B/ \ 接待的对象分为内宾和外宾。
6 O, r+ p7 H, \6 b 三.对外接待部门
6 S$ Z3 k& d* H& N, w; |+ ?( W 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 0 K/ [& v& C J% s( J) H
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 6 i. p) J, a( T6 d
四.对外接待原则
0 J/ m; z/ |2 c+ u$ _& G 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 6 h' l" B; h: V5 \, q7 |- ~
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 . \2 A( Z- z5 m4 u" i K, n
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
8 X: J/ U) t5 m( \8 J6 p$ t5 | \! ^ 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 @+ T" ^ f7 A* B" O% n
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 2 C% y% h! M' f' _8 V, c4 W
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 % @4 o+ U5 a. V1 ~3 @' s- w1 w" Z
五.接待规格的确定。
( @' A4 @, u. L* T# | 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 - y5 l$ w1 P4 S8 v& Z1 \) O4 l
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
7 p: k" z6 Q& w 六.接待礼仪
# D' r6 s; U% A7 A9 C( t7 G 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
+ y/ u* D& g( B |/ u 2.接待：主动起迎，问明来意。 ) |% D! I: [5 ^ P* g% x- e5 r- u
3.安排交谈地点：
# ]# M0 _/ m t. u8 V. ? ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
% P* I5 ~9 ]1 G) O ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 0 s" ~7 T; v6 R( f. y; r
⑶切忌让客人久候而无人问津。 / ~; Y+ j. x4 `" n" I4 v L/ j
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 3 T7 p) X. @6 a& @ c4 t( x& }
七.引见。 ) [' q! j" i; @6 L- }
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
2 N2 \$ e. s4 n) a# { 引见顺序； 8 y" Y% u* S* f
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
9 `9 m, O8 d( x* x7 M( z ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
: d9 U( E# p$ W# N0 @ x8 W ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 ) j* w4 @0 E, c5 L# [* u3 g
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 3 c N" K4 ^2 g
八.行路。 4 ~; L! n; [3 X, H; l& j5 Y
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
' O5 S- X, j4 Y& y. N1 N" q 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
) y# e V6 x" |2 D9 S# `- @! N) e 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
- I W& T9 R4 y: ?1 y8 h, | 九.其他。
$ F" T# [3 W8 G+ Z 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
1 d% R6 D9 ]" n* \8 V' f% l5 u1 c 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
& o, g4 b' r+ V u+ H; v6 X* U/ D( M 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 ' G6 z0 l1 }* d3 P" Z( A
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
7 c( O1 a. z4 s# P5 {1 H ㈠接待内宾。
8 n) r) b, ^) L; ^ 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 3 u, t+ Q, ?- _
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 9 [0 \6 Q& h2 ^, l
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 ; H+ z, R) h3 s! \* o8 J9 B7 C& q
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
9 w. D& A) {* P7 D7 y2 F 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 3 a& y$ f$ l4 T% ? \$ d
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
% T. L/ M* r; z; I9 ^6 z* K1 D2 T 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
8 U" Z5 ?, b8 O/ U) R 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
J! s1 c' [% w' ?/ k ㈡接待来宾。
; V% `4 K- G" l 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： ( e3 `- X3 D% v1 j# E/ T) `! z
迎送。 9 C4 l. P" K; C: ]3 G% f
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 ( h8 E+ k, b9 {, ?, }6 q' g
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
7 }3 L; n! A! j5 K 会见会谈。
& J# P9 h2 n6 v% a1 U: s 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 ! {$ ?' F/ \; T, O, b
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
! h8 p! x, U% Z! J! a: d6 W% u 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 # |* t5 X$ N' f+ u. ?
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
3 ^8 e' \& d9 L/ X 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
$ c. e# A+ B* \: l! _' G7 t6 F# Z 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
* n. X2 e0 g* I$ s- O% {5 G 宴请。
}7 i# d. N0 k ^ A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 8 k9 @* }" k$ Y; `4 E1 |
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
% v7 q& X8 ]' g `9 ] 文艺晚会。 % C* l9 ~4 m6 D5 J7 B5 J+ | C
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 9 {+ Y& w/ \" q8 P' O
参观游览。
* X1 Z% F0 b+ O* p 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
' k- M3 w4 E% _/ c: E! S 接待标准
6 F+ x8 P. t( T, Q5 k ⑴用餐标准。
7 X( ]) J6 z& g" S8 U 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 4 J, G2 @5 k! o2 Q, c, g/ ]
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
* i, m0 r/ _6 C6 s8 |$ \ 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 ! D8 b, a: [4 R# e5 j
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
7 q8 w4 c! V5 V% g% ~ 5、常客 员工标准 ' l s E3 ~# j3 Z
(2)住宿安排。
1 K9 W$ C6 ]- w8 [. u4 v- k6 C7 w/ V 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 9 ]8 z% l- }7 |, |6 k, w& P
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 2 i! V# _ v' g* h% T+ C
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。& ?$ N( U0 T$ p2 U
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